Informationen für Bevollmächtigte

Zu jeder Tür mit Kartenleser gibt es mindestens eine Person, die Nutzer:innen des MZH das Recht erteilen kann, diese Tür mit ihren Zugangschips zu öffnen. Diese Personen werden (Tür-)Bevollmächtigte genannt, da ihnen die Vollmacht erteilt wurde, Zugangsberechtigungen zu vergeben (und zu entziehen). Sie sind zumeist Mitglied der Arbeitsgruppe, zu der die Tür gehört, oder stehen durch ihre Funktion oder Tätigkeit mit der jeweiligen Tür in einem Zusammenhang.

Zu einzelnen Türen kann es mehrere Bevollmächtigte geben, und einige Bevollmächtigte sind für mehrere Türen verantwortlich. In einer aktuellen Liste sind alle Türen und die jeweiligen Bevollmächtigten aufgeführt (Login erforderlich).

Nutzer:innen, die Zugang zu einer Tür benötigen, wenden sich an den oder die betreffenden Bevollmächtigte:n, in der Regel per E-Mail oder persönlich. Der oder die Bevollmächtigte entscheidet daraufhin, ob der Wunsch berechtigt ist, und kann dann die Zugangsberechtigung vergeben.

Webanwendung zum Erteilen/Entziehen von Zugangsrechten

Zum Erteilen und Entziehen von Zugangsrechten durch die Bevollmächtigten gibt es seit dem Jahr 2009 eine Webanwendung. Sie ist erreichbar unter

https://usertools.informatik.uni-bremen.de/access

Die Anmeldung erfordert einen Account.

In der Webanwendung kann den Zugangschips von Nutzer:innen am FB3 das Recht erteilt oder entzogen werden, bestimmte Türen zu öffnen. Hierfür stehen auf der Hauptseite der Anwendung drei Möglichkeiten zur Verfügung, die zwar dasselbe tun, aber je nach Situation oder Aufgabe jeweils die Arbeit besonders erleichten können.

Diese sind:

Mehrere Karten zu mehreren Türen zulassen: Hier kann man zunächst nach den Nummern der Chipkarten von ein oder mehreren Nutzern suchen. Diese zieht man einzeln mit der Maus in das Feld unter "Neuen Zugang anlegen", und man selektiert in der Tabelle eine oder mehrere Türen. Diese Funktion ist nützlich, um mehreren Personen gleichzeitig Zugang z.B. zu einem Projektraum und zum dazugehörigen Flur zu erteilen.

Zugangsrechte einer bestimmten Person bearbeiten: Hier kann man Einsicht in die Rechte der Chipkarte einer einzelnen Person nehmen und dieser neue Rechte erteilen bzw. Rechte entziehen.

Zugangsrechte zu einer bestimmten Tür bearbeiten: Diese Funktion erleichtert das Bearbeiten der Rechte für eine einzelne Tür, z.B. wenn bei einem Projektraum für die Dauer des Projekts den Teilnehmern der Zugang erteilt werden soll. Man sieht, welche Nutzer für eine ausgewählte Tür zugelassen sind und kann diesen das Recht entziehen oder (ebenso wie mit der ersten Funktion) einem oder mehreren Nutzern das Recht erteilen, die Tür zu öffnen.

Hinweise zur Benutzung der Anwendung

Wenn einem Zugangschips Rechte erteilt oder entzogen werden sollen, kann man direkt die Nummer des Chips angeben. Da diese aber in der Regel nicht bekannt ist, kann man nach Nutzer:innen suchen. Hierbei können der Uni-Accountname, der Vorname und/oder Nachname oder beliebige Teile hiervon angegeben werden.

Bei der Vergabe eines Zugangsrechts kann man angeben, ab wann und bis wann dieses gültig sein soll oder ob es unbegrenzt gelten soll. In der Webanwendung werden abgelaufene Rechte rot markiert; Rechte, die erst in der Zukunft gültig werden, grün. Bevollmächtigte erhalten wöchentlich eine E-Mail-Benachrichtigung mit allen abgelaufenen Rechten und den seit der letzten Benachrichtigung gültig gewordenen Rechten.

Zu jedem Zugangsrecht kann eine Anmerkung angegeben werden (z.B. der Grund, warum ein:e Nutzer:in Zugang zu einer Tür benötigt).

Die Webanwendung listet immer nur diejenigen Türen auf, für die der Anwender bevollmächtigt ist.

Änderungen werden nicht sofort wirksam, sondern erst dann, wenn die Daten aus der Webanwendung in die Zutrittskontrollanlage übertragen werden. Dies geschieht einmal pro Woche. Im Zweifelsfall kann beim Zugangs-Team nachgefragt werden (zugang@informatik.uni-bremen.de).

Chipkarten für neue Mitarbeiter

Wenn ein:e neue:r Mitarbeiter:in in einer Arbeitsgruppe eingestellt wird oder ein Gast für längere Zeit anwesend ist, braucht er oder sie in der Regel einen FB3-Account und einen Zugangschip zum Öffnen der Türen. Beides erhält er oder sie bei den Technikern, die in diesem Flyer aufgeführt sind. Anschließend wird er oder sie sich ggfs. an ein:en Türbevollmächtigte:n in der Arbeitsgruppe wenden, um Zugang zu einzelnen Türen in der AG zu erhalten.

Gültigkeit von Zugangschips verlängern

Mitte November jeden Jahres verlieren die Zugangschips der Mitarbeiter:innen ihre Gültigkeit. Kurz vorher werden alle Bevollmächtigten gebeten, diejenigen Mitarbeiter:innen zu nennen, deren Chipkarte um ein Jahr verlängert werden soll. Dies sind in der Regel alle Mitarbeiter:innen, die in der jeweiligen Arbeitsgruppe sind oder in dem jeweiligen Bereich ein Büro haben.

Hinweis: Mit der Gültigkeit der Karte wird voraussichtlich demnächst auch das Recht verbunden sein, das Gebäude nachts und am Wochenende ohne Aufsicht zu betreten. Die Zugangsrechte sollten daher nicht leichtfertig erteilt werden.